第29回HAB研究機構学術年会

座長・演者の皆様へ


第29回HAB研究機構学術年会は「On-Site」「Remote」のハイブリッド開催を予定しています。「Remote」は、口演をZoom Webinarにて、また一般講演(ポスターセッション)を、バーチャルポスター会場にて事前公開、Zoom Breakout Rooms にてディスカッション*します。
*On-Site(現地)での発表者の方もRemote参加者のため、会場で Zoom Breakout Rooms のディスカッションに参加します。)

1.開催形式

「On-Site」「Remote」のハイブリッド開催

2.招待講演・シンポジウム

■座長の方へのご案内

(1)現地参加の場合(On-Site)

 1)従来通り、学術集会会場で座長進行を行っていただきます。ライブ配信にあたり、特別にご用意いただく事項はございません。

 2)セッション開始の 15 分前までに、会場内右手前方の次座長席にお越しください。

 3)発表、質疑応答、総合討論を含めて時間内で終了するようにご協力ください。リモート参加者の接続の不具合などトラブルの発生も予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。

 4)現地参加者からの質問は、従来通り講演会場内設置のマイクを使用した音声による質問となります。Web 参加者からの質問は、Zoom の Q&A 機能を用いて参加者(視聴者)からの質問を受け付け、座長の裁量で選択としています。Q&A 機能の質問を適宜お選びいただき、Web 参加者(視聴者)の代わりに演者へ質問をお願いいたします。

(2)Web 参加の場合(Remote)

 1)オンライン(Remote)で座長進行を行っていただきます。

 2)インターネット環境が安定して利用できる場所であれば、ご自身のパソコンを使用し、お好きな場所からご参加いただけます。必ず安定したインターネット環境でご参加ください。

 3)極力静かな場所で雑音が入らないようお願いいたします。マイク付きイヤホン、ヘッドセットマイク等の使用を推奨します。お持ちのPCにカメラ、スピーカー、マイクが付属されているかご確認ください。
 ※有線 LAN 接続を強く推奨いたします。
 ※使用ブラウザは Google Chrome を推奨いたします。
 ※ライブ配信プログラムは Web 会議システム「Zoom」を使用いたします。事前にインストールをお願いいたします。
 ※メーカーサポート中の OS、最新のブラウザ以外では Zoom が正常に作動しないことがありますのでご注意ください。

 4)セッション開始 20 分前までにZoomシステムから配信されたパネリストURLからログインをお願いいたします。

 3)Zoom で設定するお名前は演者や参加者(視聴者)が識別できるように、「氏名(漢字)(例:日本 太郎)」と設定してください。

 4)発表、質疑応答、総合討論を含めて時間内で終了するようにご協力ください。リモート参加者の接続の不具合などトラブルの発生も予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。

 5)演者が持ち時間を超えて話し続けるようであれば、警告し終了するようにお伝えください。

 6)現地参加者からの質問は、従来通り講演会場内設置のマイクを使用した音声による質問となります。Web 参加者からの質問は、Zoom の Q&A 機能を用いて参加者(視聴者)から質問を受け付け、座長の裁量で選択としています。Q&A 機能の質問を適宜お選びいただき、Web 参加者(視聴者)の代わりに演者へ質問をお願いいたします。


■演者の方へのご案内

(1)現地参加の場合(On-Site)

 1)従来通り、学術集会会場で発表を行っていただきます。ライブ配信にあたり、特別にご用意いただく事項はございません。

 2)発表セッション開始の 45 分前までに必ず、 PC 受付にお越しください。
 ※発表データの受付に関しては、「現地参加演者の発表データの受付・試写」をご参照ください。

 3)発表セッション開始 15 分前までに会場内左手前方の次演者席にお越しください。

 4)討論時間については座長の指示に従ってください。発表時間は時間厳守でお願いいたします。

 5)演台上のPCにてスライドをZoomの「画面の共有」にて発表ください。発表者ツールは使用できません。

 6)レーザーポインターは Web 参加者に見えないため、マウスポインターでのご説明をお願いいたします。

(2)Web 参加の場合(Remote)

1)オンライン(Remote)で発表を行っていただきます。

2)インターネット環境が安定して利用できる場所であれば、ご自身のパソコンを使用し、お好きな場所からご参加いただけます。必ず安定したインターネット環境でご参加ください。

3)極力静かな場所で雑音が入らないようお願いいたします。マイク付きイヤホン、ヘッドセットマイク等の使用を推奨します。お持ちのPCにカメラ、スピーカー、マイクが付属されているかご確認ください。
※有線 LAN 接続を強く推奨いたします。

ライブ配信プログラムへの参加は Web 会議システム「Zoom」を使用いたします。事前にインストールをお願いいたします。

※メーカーサポート中の OS、最新のブラウザ以外では Zoom が正常に作動しないことがありますのでご注意ください。

 『セッション開始前』

1)セッション開始 30 分前までにZoomシステムから配信されたパネリストURLからログインをお願いいたします。

2)Zoom で設定するお名前は座長や参加者(視聴者)が識別できるように、「演者:氏名(漢字)(例:演者:日本 太郎)」と設定してください。

 『セッション中』

1)前の演者の発表終了後、座長から紹介されますので、音声ミュートを解除し、演者挨拶を行ってください。

2)演者挨拶終了後、画面共有にてご発表いただきます。

3)発表終了後、質疑応答がある場合は①現地参加者:講演会場内設置のマイクを使用した音声による質問、② Web 参加者:Zoom の Q&A 機能に書き込まれた質問の中から座長が選択し、Web 参加者の代わりに座長が音声で質問をいたしますので、座長の指示に従ってお答えください。

3.ポスター発表について

一般演題(ポスター)の発表は、現地ポスター会場(上條記念館地下1階富士桜)にてポスター展示、バーチャルポスター(WEB展示)会場にてpdfファイル(A0サイズ)を事前公開します。また、会場とオンラインでハイブリッドのZoom Breakout Roomsディスカッションを行います。

■現地ポスター会場

1)会 場:上條記念館地下1階富士桜

2)掲 示:発表日時は5月20日13:30から14:30ですが、ポスターは年会初日(5月19日)から掲示できます。発表日時(5月20日)の13:30までに、演題番号が示された所定のパネルに掲示をお願いします。

3)撤去時間:5月20日 16:30まで。
※16:45を過ぎても掲示されているポスターは事務局で撤去し廃棄いたしますので、了承下さい。

4)オンラインで参加される方は、ポスターを5月17日までに、昭和大学上條記念館(〒142-0064 品川区旗の台1-1-20 昭和大学上條記念館管理事務室 (HAB年会ポスター)宛 Tel: 03-3784-8030)宛てに送ってご送付下さい。ポスターは事務局で掲示、撤去します。

5)掲示ポスターの作成は、下記マニュアルを参考にして作成ください。(バーチャルポスター会場公開pdfと同じです。)

6)ポスターの掲示スペースは、幅90cm×高さ180cmです。
パネルの右上には演題番号を貼付しますので、指定のパネルにポスターを掲示して下さい。

7)各ポスターパネルの前にはiPadをご用意します。オンライン参加の皆様とZoom Breakout Roomsにて質疑応答して下さい。

8)発表時間は、年会2日目(5月20日)13:30から14:30です。

9)当日オンサイトで発表される方は、ポスターパネルの前にお立ち下さい。

10)当日リモートで発表される方は、発表時間15分前までに Zoom Breakout Roomsの演題番号の部屋に入室し待機してください。
時間になりましたら質疑応答をして下さい。
Zoom Breakout Roomsへの入室は、Zoom参加方法をご覧ください。

11)ベストポスター賞は、選考委員が選考を行い、閉会の挨拶の時に併せて、年会長から賞状および副賞を授与いたします。


■バーチャルポスター(WEB展示)会場

1)会 場:ホームページ「バーチャルポスター会場」

2)公 開:発表日時は5月16日(月)から21日(土)まで公開予定

3)ポスター発表のPDF作成は、下記マニュアルを参考にして作成、ファイルのアップロードください。

4)PDFファイルは、圧縮してアップロードしやすいようにしてください。
   お薦めPDFファイル圧縮サイト:https://www.ilovepdf.com/ja/compress_pdf

5)バーチャル・ポスター会場は「コメント」投稿を用意します。コメント投稿がありましたら、演者宛てにメールが届きますので、早めにコメントにて返信してください。



【ポスターファイル作成の手引き】

下記よりダウンロードください。






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